8. Kalkulacja kosztów imprez i usług tury-stycznych

Spis treści modułu

Wprowadzenie

1. Zasady kalkulacji kosztów imprezy turystycznej

2. Zasady opodatkowania podatkiem VAT w turystyce

3. Wpływ zmiany kursu dewiz na cenę imprezy

4. Wpływ czarteru na koszt imprezy

5. Przykładowe kalkulacje kosztów wybranych usług i imprez turystycznych

6. Zasady ustalania cen imprez i usług turystycznych

Bibliografia

Wprowadzenie

Kalkulacja kosztów zmierza do ustalenia kosztów przypadających na przedmiot kalkulacji. Przedmiot kalkulacji powinien być ściśle określony i wyrażony w odpowiednich jednostkach miary. Przedmiotem kalkulacji mogą być produkty, usługi. Kalkulacja kosztów jest podstawową metodą ustalania ceny produktu lub usługi, która pokryje koszty wytworzenia i zapewnieni zysk.

1. Zasady kalkulacji kosztów imprezy turystycznej

Kalkulacja kosztów służy do określenia ceny imprezy turystycznej.

W zależności od rodzaju imprezy kalkulację można przeprowadzić w przeliczeniu na jednego uczestnika (imprezy sprzedawane indywidualnym klientom) lub kalkulować koszt całej grupy (np. dla wycieczki szkolnej), można też określić koszty dla poszczególnych świadczeń – koszt na osobę, np. bilet wstępu do muzeum, i koszt związany z grupą, np. koszt wynajęcia przewodnika po muzeum.

Dla prawidłowego dokonania kalkulacji imprezy należy posiadać niezbędne założenia i dane dotyczące kalkulowanej imprezy, np. program imprezy, umowy z usługodawcami lub cenniki, kursy walut w przypadku imprez zagranicznych.

Kalkulacja powinna uwzględniać następujące elementy:

· koszty świadczeń,

· marżę dla biura podróży,

· prowizję od sprzedaży dla agenta turystycznego,

· podatek VAT.

Koszty świadczeń

Koszty świadczeń są kwotą, jaką organizator turystyki musi zapłacić poszczególnym usługodawcom. Koszty świadczeń dzieli się na stałe (niezależne od liczby uczestników) i zmienne (zależne od liczby uczestników).

Koszty stałe obejmują:

· koszt pilota wycieczek (wynagrodzenie, nocleg, wyżywienie),

· koszt usług przewodnika,

· usługi kupione w czarterze (nocleg, wyżywienie, transport),

· opłaty rezerwacyjne.

Koszty zmienne obejmują:

· koszty świadczeń niewykupionych w czarterze,

· bilety wstępu,

· ubezpieczenie,

· bilety komunikacyjne.

Koszt świadczeń w zależności od imprezy może być: podany w złotówkach (w przypadku imprez krajowych), podany w dewizach i płatny w dewizach (w przypadku imprez zagranicznych), podany w dewizach i płatny w złotówkach (w przypadku imprez zagranicznych przyjazdowych).

W przypadku niektórych imprez, np. objazdowych czy dla dzieci i młodzieży, należy uwzględnić koszt miejsca bezpłatnego, np. dla opiekuna grupy, kierowcy, lub miejsca przeznaczonego na cele promocyjne.

Marża biura to narzut do kosztów świadczeń występujących w imprezie doliczany przez biuro podróży (Kruczek 2011). Marża biura powinna pokryć koszty związane z organizacją imprezy, koszty reklamy, koszty prowadzenia biura, a także zapewnić zysk. Według Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług marża w usługach turystycznych jest różnicą między kwotą, którą ma zapłacić nabywca usługi, a faktycznymi kosztami poniesionymi przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług od innych podatników dla bezpośredniej korzyści turysty. Przez usługi dla bezpośredniej korzyści turysty rozumie się usługi stanowiące składnik świadczonej usługi turystyki, a w szczególności transport, zakwaterowanie, wyżywienie, ubezpieczenie.

Stawka akwizycyjna dla agenta to kwota doliczana do ceny, jaką płaci nabywca imprezy turystycznej, a która przeznaczona jest dla agenta sprzedającego imprezę w imieniu organizatora (Meyer 2008).

W cenę imprezy wliczony jest również podatek VAT.

2. Zasady opodatkowania podatkiem VAT w turystyce

Wyróżnia się trzy sposoby opodatkowania podatkiem VAT w turystyce:

· procedura szczególna,

· procedura mieszana, gdzie można stosować jednocześnie procedurę szczególną i zasady ogólne,

· stosowanie zasad ogólnych.

Wybór metody rozliczania zależy od tego, czy podatnik (organizator turystyki):

· świadczy wyłącznie usługi nabyte od innych dostawców dla bezpośredniej korzyści turystów,

· jednocześnie świadczy usługi własne i usługi nabyte od innych dostawców usług dla bezpośredniej korzyści turysty,

· świadczy tylko usługi własne.

Szczególna procedura opodatkowania usług turystycznych wynika z dostosowania polskiego systemu podatkowego do regulacji Unii Europejskiej. Podstawą opodatkowania jest marża rozumiana jako różnica między kwotą, którą ma zapłacić nabywca usługi, a faktycznymi kosztami poniesionymi przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług od innych podatników dla bezpośredniej korzyści turysty (transport, zakwaterowanie, wyżywienie). W takim przypadku należy zastosować stawkę podatku 23%.

W przypadku, gdy przy świadczeniu usługi turystyki podatnik, oprócz usług nabywanych od innych podatników dla bezpośredniej korzyści turysty, część świadczeń (zwanych „usługami własnymi”) w ramach tej usługi wykonuje we własnym zakresie, odrębnie ustala się podstawę opodatkowania dla usług własnych i odrębnie w odniesieniu do usług nabytych od innych podatników dla bezpośredniej korzyści turysty. Usługi własne podlegają ogólnym zasadom obkładania podatkiem VAT. Podatnik obowiązany jest do wykazania w prowadzonej ewidencji, jaka część należności za usługę przypada na usługi nabyte od innych podatników dla bezpośredniej korzyści turysty, a jaka na usługi własne.

Opodatkowanie podatkiem VAT, gdy organizator turystyki świadczy tylko usługi własne, odbywa się na zasadach ogólnych.

3. Wpływ zmiany kursu dewiz na cenę imprezy

Zmiany kursu walut mogą mieć pozytywny lub negatywny wpływ na organizatorów turystyki.

Niska cena walut obcych, zwłaszcza euro i dolara, w stosunku do złotego, powoduje, że organizatorzy w przypadku imprez zagranicznych ponoszą mniejsze koszty związane z zapłatą za miejsca noclegowe, wyżywienie, transport i mogą obniżyć dla klienta cenę imprezy turystycznej. Wysoki kurs złotego może jednak ograniczyć przyjazdy zagranicznych turystów do Polski.

Wysoki kurs walut obcych oznacza dla organizatorów imprez zagranicznych wyższe koszty noclegów, wyżywienia, transportu oraz wyższe ceny dla klienta. Niski kurs złotego powoduje, że Polska staje się atrakcyjnym i tanim kierunkiem turystycznym.

Szczególnie niebezpieczna sytuacja dla organizatorów turystyki występuje w przypadku gwałtownych i znacznych wahań kursu walut obcych. Kalkulacja imprez turystycznych powinna uwzględniać możliwość wystąpienia niekorzystnych zmian cen walut. Nieuwzględnienie ryzyka kursowego może doprowadzić do kłopotów finansowych i upadku organizatora turystyki.

W przypadku zmiany kursu walut organizator turystyki ma prawo, by do 21 dni przed wyjazdem podnieść cenę wycieczki. Wiąże się to jednak z ryzykiem rezygnacji klientów z wyjazdu. Inną formą zabezpieczenia się organizatorów turystyki są transakcje zabezpieczające, np. transakcja kupna lub sprzedaży określonej kwoty waluty w ściśle określonym dniu w przyszłości, po kursie terminowym, z góry ustalonym w dniu zawarcia transakcji.

4. Wpływ czarteru na koszt imprezy

Czarter polega na zobowiązaniu organizatora turystyki do zakupu określonej liczby miejsc noclegowych lub miejsc w środkach transportu w określonym czasie.

W przypadku czarteru należy uwzględnić w kalkulacji fakt, że nie wszystkie miejsca zostaną sprzedane, czyli tzw. ryzyko czarteru.

W przypadku czarteru nie ma możliwości anulowania lub zmniejszenia zamówionej liczby noclegów lub miejsc w samolocie. Każde niesprzedane miejsce oznacza stratę dla organizatora turystyki.

Zabezpieczeniem przed ryzykiem czarteru jest założenie w kalkulacji imprezy, że nie wszystkie miejsca zostaną sprzedane.

Możliwość zakładania tego typu ryzyka pod względem finansowym jest bezpieczna dla biura. Wielkość zakładanego ryzyka czarteru ma wpływ nie tylko na cenę jednostkową świadczenia, ale również na całość wpływów ze sprzedaży imprez. Jeżeli faktyczna sprzedaż okazała się mniejsza niż założone ryzyko, maleje wielkość marży założonej w kalkulacji, w celu pokrycia strat. Po przekroczeniu punktu, w którym marża nie pokryje strat, mamy do czynienia ze stratą na imprezie. Odmienna sytuacja ma miejsce wówczas, gdy sprzedaż jest większa od założonej w kalkulacji, czyli sprzedaż jest większa od założonego ryzyka czarteru. Następuje tu zwiększenie wpływów z marży kalkulowanej imprezy (Wosik, Górka 2006).

Przykład

Zamówiono 10 miejsc w gospodarstwie agroturystycznym na okres 100 dni po 10,00 zł za nocleg.

10 miejsc × 100 dni × 10,00 zł = 10000 zł

Wykupiono 1000 osobonoclegów. Niesprzedanie nawet jednego z nich może oznaczać stratę. Dla uniknięcia strat założono, że pewna liczba miejsc (20%) nie zostanie sprzedana.

10000 : 800 = 12,5 zł

Cena miejsca noclegowego przy założeniu 20% ryzyka czarteru powinna wynosić 12,5 zł.

5. Przykładowe kalkulacje kosztów wybranych usług i imprez turystycznych

Usługa noclegowa w gospodarstwie agroturystycznym

Podstawowe informacje:

· liczba osób: 11,

· czas: 2 noce,

· zakwaterowanie: 3 pokoje 3-osobowe, 1 pokój 2-osobowy.

Poniesione koszty zmienne:

· energia (oddzielny licznik) – 135 zł,

· woda, kanalizacja – 15 zł,

· pranie – 110 zł,

· papier toaletowy, mydełko, środki czystości + zmywarka – 6,80 zł,

· śmieci – 5 zł,

· TV-abonament tylko dla turystów – 3 zł,

· drzewo do kominka 1/4m³ – 40 zł,

· sprzątanie przed i po – 150 zł.

Łącznie koszty zmienne = 464,80 zł : 11 osób : 2 doby= 21,12 zł + 11,30 zł (amortyzacja).

Łączne koszty: 32,42 zł.

Czysty zysk za dwie noce: 61, 60 zł przy pełnym obłożeniu. Składają się na niego:

· pokój 3-osobowy – 35 zł za dobę –32,42 zł (koszty) = 2,58 zł × 9 osób × 2 noclegi = 46,44 zł,

· pokój 2-osobowy – 40 zł doba –32,42 zł (koszty) = 7,58 zł × 2 osoby × 2 noclegi = 15,16 zł (Drąg 2013).

Kalkulacja kosztów imprezy turystycznej „Zielona Szkoła”

Podstawowe informacje:

Organizator: Biuro Turystyczne Podróżnik – opieka pilota

· zakwaterowanie: Ośrodek Turystyczny Czardworek w Przysietnicy w Bieszczadach,

· termin: 20.05.2014–22.05.2014 r..

· liczba uczestników: 19 uczniów (płacących) + 2 opiekunów (miejsca bezpłatne),

· trasa: Kraków Szkoła Podstawowa nr 29 – Przysietnica – Kraków Szkoła Podstawowa nr 29 (382 km, transport – autokar).

Program:

20.05.2014 r.

· 8.00–12.00 – zbiórka uczestników i wyjazd (8.00 – przejazd Kraków – Przysietnica – 12.00),

· 12.00 – przyjazd do ośrodka, zakwaterowanie w pokojach,

· 13.00–14.00 – ścianka wspinaczkowa,

· 14.00–15.30 – obiad,

· 15.30–17.30 – zajęcia z wykrywaczami metalu i zajęcia łucznicze, jazda konna,

· 17.30–18.30 – czas wolny,

· 18.30–19.30 – kolacja,

· 19.30–22.00 – dyskoteka,

· 22.00 – nocleg.

21.05.2014 r.

· 8.00–9.00 – śniadanie,

· 9.00–10.00 – zajęcia w sali szkoleniowej,

· 10.00–14.00 – rejs statkiem po Zalewie Solińskim,

· 14.00–15.30 – obiad,

· 15.30–18.30 – skansen „Karpacka Troja”,

· 18.30–19.30 – kolacja,

· 19.30–21.00 – ognisko,

· 21.00–22.00 – obserwacje astronomiczne,

· 22.00 – nocleg.

22.05.2014 r.

· 8.00–9.00 – śniadanie,

· 9.00–11.00 – lepienie w glinie,

· 11.00–12.00 – przygotowanie do wyjazdu,

· 12.00 – wyjazd,

· 12.00–16.00 – przejazd Przysietnica – Kraków,

· 16.00 – przyjazd, zakończenie wycieczki.

Wyżywienie dla wszystkich uczestników, opiekunów, pilota i kierowcy: śniadania (21 i 22.05.2014 r.), obiady (20 i 21.05.2014 r.), kolacje (20 i 21.05.2014 r.), paczki prowiantowe (22.05.2014 r.).

Ubezpieczenia: uczestnicy wycieczki podlegają szkolnemu ubezpieczeniu od następstw nieszczęśliwych wypadków i kosztów leczenia.

Tabela 8.1. Kalkulacja kosztów noclegu i wyżywienia

Noclegi i wyżywienie
Świadczenie	Ilość świadczeń	Ilość osób	Cena (zł/os)	Suma (zł)
Noclegi	2	19	25	950
Śniadania	2	19	9	342
Obiady	2	19	16	608
Kolacje	2	19	9	342
Paczki prowiantowe	1	19	9	171
Koszt noclegów i wyżywienia				2413
Uśredniony koszt 1 uczestnika na dzień				42
Całkowity koszt noclegów i wyżywienia na 1 uczestnika				127

Źródło: opracowanie własne autora na podstawie: http://calc.bieszczady.com.pl/

Tabela 8.2. Kalkulacja kosztów atrakcji i usług dodatkowych

Atrakcje i usługi dodatkowe
Świadczenie	Ilość świadczeń	Ilość osób	Cena (zł/os)	Suma (zł)
Ścianka wspinaczkowa (min. 15 os.)	1	19	16	304
Zajęcia z wykrywaczami metalu (min. 15 os.)	1	19	16	304
Zajęcia łucznicze z instruktorem (min. 15 os.)	1	19	16	304
Obserwatorium astronomiczne – oglądanie nieba przez teleskop i prelekcja (min. 15 os.)	1	19	16	304
Jazda konna (min. 1 h)	1	19	36	684
Lepienie w glinie (min. 15 os.)	1	19	12	228
Rejs statkiem po Zalewie Solińskim	1	19	23	437
Skansen „Karpacka Troja”	1	19	22	418
Ognisko	1	1	120	120
Wynajęcie sali szkoleniowo-bankietowej	1	1	100	100
Dyskoteka prowadzona przez DJ-a (do 3 h)	1	1	100	100
Całkowity koszt atrakcji i usług				3203
Całkowity koszt atrakcji i usług na 1 uczestnika				169

Źródło: opracowanie własne autora na podstawie: http://calc.bieszczady.com.pl/

Tabela 8.3. Kalkulacja kosztów miejsc bezpłatnych

Noclegi i wyżywienie (z atrakcji i usług dodatkowych opiekunowie korzystają bezpłatnie)
Świadczenie	Ilość świadczeń	Ilość osób	Cena (zł/os)	Suma (zł)
Noclegi	2	2	25	100
Śniadania	2	2	9	36
Obiady	2	2	16	64
Kolacje	2	2	9	36
Paczki prowiantowe	1	2	9	18
Koszt miejsc bezpłatnych				254
Koszt na 1 uczestnika – 254 zł : 19				13